La conservation des factures - Expert-comptable à Wambrechies

La loi de finances rectificative pour 2016 prévoit désormais la possibilité de conserver les factures émises et reçues au format électronique, alors même qu'elles sont au format papier à l'origine.

Il faut faire la distinction entre les factures électroniques (factures créées, transmises et archivées électroniquement) et les factures papiers. 

• Lorsque l'entreprise émet ou reçoit des factures papier, alors elle peut les conserver au format papier, ou les numériser. Dans ce cas, l'entreprise devra respecter des conditions strictes telle que la reproduction de la facture à l'identique, tant au niveau du contenu, qu'au niveau de la couleur. 

" Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :

1° D'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

2° D'une empreinte numérique ;

3° D'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

4° Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées. " (article A 102 B-2 du PLF) 

En outre, l'archivage doit être effectué par l'assujetti lui-même, ou un tiers, selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes.

• Lorsque l'entreprise émet ou reçoit des factures par voie électronique, elle doit conserver les documents sur support informatique, pendant un délai de 3 ans minimum. L'entreprise peut, au delà ce délai, choisir librement le mode de conservation des documents. 

Rappelons que le délai de conservation conseillé des documents est de 10 ans.